Poslovne prezentacije

Obrni se na grafičnega oblikovalca!

Seveda lahko na spletu poiščete cenovno zelo ugoden ali celo brezplačno predlogo, ki je lahko čudovito oblikovana, vendar povsem splošna. Mogoče bo vaš izdelek vizualno privlačen, ni pa nujno, da bo zato tudi predstavitev boljša. Da bi ustvarili kvalitetno prezentacijo, morate izhajati iz vaše vsebine!

Oblikovanje poslovnih prezentacij je majhna, a vse bolj cenjena niša znotraj grafičnega oblikovanja. Naloga oblikovalca je, da pripravi kvalitetne grafike z namenom, da izpostavi vaše sporočilo in izlušči bistvo vaših podatkov. Dober oblikovalec se zaveda pomembnosti naracije. Dober oblikovalec tudi ne bo le slepo sledil vašim navodilom, ampak bo ves čas izpraševal smiselnost vaših prvotnih zamisli. Vse z namenom, da bi resnično izpostavil le najpomembnejše informacije in jih tudi z grafikami in animacijami povezal v zgodbo.

Večina ljudi prezentacije še vedno pripravlja zadnji trenutek. Na oblikovalca pomislijo dan pred dogodkom, ko niso zadovoljni z njenim izgledom. Takšen pristop ne more pripeljati do dobrih rezultatov, saj lahko oblikovalec na koncu prezentacijo samo »polepša«, kar pa nikakor ni namen oblikovanja. Smiselno bi bilo, da je oblikovalec del procesa nastajanja prezentacije, da lahko skupaj z naročnikom ustvarita izdelek, ki bo dvignil komunikacijo na povsem nov, profesionalen nivo.

S kvalitetno prezentacijo do novega posla

Sodelovanje z dobrim oblikovalcem prezentacij je torej lahko vaša pot do novih strank in investitorjev. Namenoma poudarjamo sodelovanje, saj je ključno, da tudi sami v izdelavo prezentacije vložite svoj vsebinski del. Le vi ste tisti, ki poznate svojo ciljno publiko in veste, kaj hočete s prezentacijo doseči.

Ciljna publika

Dobro razmislite in oblikovalcu razložite, kaj je cilj vaše prezentacije in kdo so ljudje, ki vas bodo poslušali. Za komunikacijo s potencialnimi strankami najbrž ne boste uporabljali enake prezentacije kot za izobraževanje zaposlenih ali predstavitev potencialnim investitorjem. Temu primerno je potrebno prilagoditi tudi strukturo in grafike. Vsak poslušalec se bo najprej vprašal, kakšne so njegove koristi od tega kar predstavljate. Zato razmislite, kaj je tisto, kar vašo publiko zanima? Je predstavitev namenjena njihovemu nakupu ali potencialnemu sodelovanju?
Katera vprašanja bi vam lahko postavili? Zakaj ste drugačni od konkurence? Kaj je vaše glavno sporočilo in kakšen je najboljši način, da idejo predstavite? Razmislite tudi, kakšen je vaš odnos s ciljno publiko. So to ljudje, s katerimi se že poznate ali pa resnično ustvarjate prvi vtis? Vam že zaupajo kot strokovnjaku ali pa boste morali odnos šele vzpostaviti? Bolj, kot bo vaša definicija poslušalcev specifična, bolj uspešna bo vaša komunikacija z njimi.

Struktura prezentacije

S ciljno publiko v mislih, najprej pripravite osnovno strukturo. Vse preveč pogosto z delom začenjamo kar direktno na računalniku. Ko že toliko naredimo, se na narejeno navežemo in težko izločimo nepomembno. Zato začnite na papirju. Najprej poskušajte svojo osnovno idejo oziroma cilj prezentacije zapisati v eni povedi. Tako se boste znebili vseh odvečnih informacij in izluščili bistvo, svojo vsebino pa kasneje tudi veliko lažje prilagodili na primerno dolžino. Nato glavne vsebine zapišite na listke, spreminjajte strukturo in izločajte stvari, ki niso ključne.

Bistveno je, da izpostavite samo najpomembnejša dejstva. Na prezentaciji naj bodo samo ključne besede in vizualizacije najpomembnejših podatkov. Tudi, če je predstavitev daljša, jo lahko spravite na le nekaj diapozitivov. Zavedajte se, da je čas tako kot za vas kot tudi za vaše poslušalce dragocen. Študije so pokazale, da se naša pozornost zmanjša že po 15 minutah poslušanja. Zato poskusite biti kratki in jedrnati. Povejte bistvo in čim več prikažite vizualno, s kvalitetno pripravljenimi grafikami.

Naracija

Dobra zgodba poslušalca pritegne in v njem doseže čustven odziv. Ljudje si dobre zgodbe zapomnimo in jih še dolgo po tem znamo obnoviti. Zakaj ne bi tega izkoristili tudi v svoji prezentaciji?

Osnova vsake zgodbe so trije koraki – uvod, jedro in zaključek. Na začetku predstavimo zaplet oziroma problem ter tako poslušalcu predstavimo kontekst. Gledalcu odgovorimo na vprašanja kot so: Zakaj bi poslušal to prezentacijo? Kakšne koristi bom imel od tega? Skušajte ustvariti konflikt med tem, kakšno je trenutno stanje in kakšno bi lahko bilo, da bo poslušalca zanimalo, kako bi to dosegli. To je tisto, kar potem razložite v osrednjem delu prezentacije.

V jedru torej bolj natančno predstavite vašo idejo in jo podprite s primerjavami, dejanskimi podatki in primeri. Razložite, kako bi problem rešili in zakaj je vaša rešitev dobra. Poudarite prednosti, pri tem pa razmislite, kaj je tisto, kar bo motiviralo vaše gledalce. Jih zanima zaslužek? Želijo biti boljši od konkurence? Iščejo nove veščine in znanje? Ko se boste zavedali njihovih motivov, boste tudi zgodbo lahko zapeljali tako, da ne boste v centru pozornosti vi, temveč vaša ciljna publika.

Vsaka zgodba potrebuje konec. V zaključku predstavitve svoje poslušalce pozovite k akciji (ang. call to action). Povsem jasno jim mora biti, kaj lahko storijo s slišanimi informacijami, in kaj od njih pričakujete. Lahko se z vašim predlogom navežete na problem, ki ste ga predstavili na začetku in jih tako pozovete k odločitvi za vašo rešitev.

Vedno pa obstaja več možnosti, v kakšnem vrstnem redu lahko poslušalcem zgodbo predstavimo. Vse je spet odvisno od vaše publike. Vas poznajo ali šele gradite na kredibilnosti? Jih zanima vaš proces ali pa iščejo le rešitev? Takšna vprašanja vam bodo pomagala določiti ali bo vaša prezentacija potekala kronološko (razumevanje situacije, analiza podatkov, rešitev, poziv k akciji) ali pa boste najprej predstavili rešitev in šele nato razložili ključne točke, ki so vas do tega pripeljale.

Vizualizacija podatkov

Kvalitetna infografika lahko pove veliko več kot dolga in hitro dolgočasna razlaga. Vzemite si dovolj časa za pripravo prezentacije in razmislite, kaj vse bi lahko predstavili vizualno ter predvsem kako. Pri tem, da bodo vaši podatki organizirani in jasni, vizualno privlačni ter v skladu z vašo vizualno podobo, vam bo pomagal oblikovalec. Vi pa ste tisti, ki mu morate podatke razložiti in skupaj z njim definirati najbolj optimalno rešitev.

Animacije

Pogosto v prezentacije vnesemo enake grafike kot smo jih uporabili za kakšno drugo poročilo. A prevelika količina podatkov nam pri prezentaciji prej škodi kot koristi. Zakaj bi vse podatke prikazovali hkrati, ko pa lahko uporabite animacijo in tako še bolj prepričljivo gradite svojo zgodbo. Na istem grafu se recimo najprej izriše ena linija, zatem pa za primerjavo še druga, ki lahko prikazuje podatke z vašo napovedjo za prihodnje leto. Lahko pa z animacijo tudi poudarite določene pomembne dele infografike, medtem ko o njih govorite. Animacije niso le prehodi med diapozitivi ter prihodi in odhodi posameznih elementov. Gre za orodje, ki ga izkušen oblikovalec uporablja za grajenje vaše zgodbe.